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ASSISTANT DE DIRECTION F/H

ASSISTANT DE DIRECTION F/H
Cadre d’emploi :
b
Direction :
Juridique et marchés

DIRECTION DES AFFAIRES JURIDIQUES ET MARCHES

Assistant de direction F/H

Cadre d'emplois des rédacteurs

Missions
Sous la responsabilité du directeur des affaires juridiques et marchés, vous serez en charge de l'assister dans ses missions. L'assistant est chargé de l'organisation et de la planification des réunions et rendez-vous, de la tenue de calendriers, de l'accueil téléphonique et physique, de la rédaction et mise en forme de différents documents administratifs. L'assistant est tenu d'assurer la coordination des informations internes et externes pour la Communauté d'Agglomération Havraise et de la Ville du Havre ainsi que le cas échéant des communes membres conventionnées.

L'assistant de direction est également appelé à préparer, exécuter et contrôler le budget primitif de la direction

Activités principales
Organiser et suivre l'agenda du directeur. Anticiper dans la gestion des rendez-vous
Organiser et préparer les réunions : réservations de salles, convocations des participants, préparation des fonds de dossiers
Organiser les déplacements et les missions
Gérer les courriers, notes, informations et courriels : réception, diffusion, suivi et traitement
Accueillir le public physiquement et téléphoniquement
Gérer les autorisations d'absences des agents, les heures supplémentaires, les demandes de personnel non permanent et de stagiaires, le plan de formation
Elaborer et suivre le budget de fonctionnement (consommation de biens et services)
Contrôler l'exactitude des opérations d'engagement, de mandatement dans le respect des procédures comptables
Tenir un tableau de bord et des statistiques sur le suivi budgétaire
Effectuer et suivre les opérations comptables des marchés publics (engagement, facturation)
Réaliser les rattachements des opérations à l'exercice antérieur
Etre en contact avec la direction des finances et la trésorerie

Activités secondaires
Instruction de dossiers de référés constat
Mettre à jour des tableaux de bord de suivi d'activités
Assister le directeur dans la conclusion des marchés juridiques pour les besoins de la Ville et de la CODAH

Compétences requises
Maîtrise des techniques de secrétariat
Aisance rédactionnelle
Capacité à répondre aux sollicitations diverses, à faire face à l'urgence et à l'imprévu
Polyvalence et disponibilité
Discrétion
Qualité d'accueil du public
Esprit d'initiative
Aptitude à organiser son travail et à anticiper
Maîtrise de l'outil informatique et des logiciels WORD, POWERPOINT et  EXCEL
La connaissance des logiciels E-Temptation, Coriolis, Neeva et Trafic serait un atout

Lieu, jours et horaires de travail
Hôtel de Ville 1517 place de l'Hôtel de Ville au Havre
35 heures hebdomadaires du lundi au vendredi

Référence :
836
Date limite de candidature:
17/03/2017